ホームページの原稿を自社で書くときの手順｜会社案内・サービス・よくある質問の順番

SECTION 01

原稿を書く前に、誰のどんな判断を助けるか？

ホームページの原稿を頼まれると、会社の情報をできるだけ多く集めたくなるかもしれません。ただ、書き始める前に決めたいのは、そのページを読む人が何を知り、次に何を判断できるようになるかです。会社案内なら相談先としての会社を知りたい人、サービスページなら自分に合う内容か比べたい人というように、ページごとに読者の問いを一つ置くと、集める情報を選びやすくなります。

最初に「誰が、何を迷っているか」を書き出す

例えばサービスを探している人には、会社の沿革を詳しく並べる前に、誰を対象に何を提供するのかが必要かもしれません。反対に、取引先として会社を調べる人には、事業内容や所在地などの基本情報が判断材料になります。想定する読者が複数いる場合は、一つのページで全員に同じ説明を重ねるのではなく、それぞれの疑問をどのページで扱うか整理します。

読後の行動から、載せる情報を絞る

読後にサービスを比較してほしいのか、相談前の疑問を解消してほしいのかによって、必要な説明は変わります。担当者はページ名、想定する読者、その人の疑問、読後にできる判断を一行ずつ書き出し、載せたい情報がその判断に役立つか確かめてください。この段階では表現を磨くより、答えるべき問いが抜けていないかを見ることが大切です。

ページの役割が定まったら、まず会社案内に必要な事実を集めます。そこで確かめた情報を土台にすれば、後から特徴やサービスの説明を加えるときも、表現と事実を分けて考えられます。

SECTION 02

会社案内には、どの事実から書くか？

会社案内は、印象的な紹介文から書き始める必要はありません。まず名称、所在地、事業内容など、社内で現在の正式な情報として確認できる項目を集めます。古いパンフレットや過去の掲載文をそのまま写すのではなく、今使う表記や事業の説明と一致するか、確認できる担当者に照らし合わせてください。

正式な表記を先にそろえる

部署ごとに会社名の表記や事業の呼び方が違う場合は、原稿上で整える前に、どれを掲載するか決めます。所在地も、移転前の資料や別拠点の情報が混ざっていないか確認が必要です。担当者が迷う項目には、参照した社内情報と確認先を控えておくと、後から修正が入ったときに照合しやすくなります。

基本情報と説明文を分けて集める

名称や所在地のように正確な表記が必要な情報と、どのような事業を行う会社かを伝える説明文は、分けて整理します。前者は現在の情報を確認し、後者は読者が扱う分野や事業の内容を理解できるかを見ます。事業名だけでは活動の中身が伝わりにくいなら、社内で説明できる範囲の対象や内容を添えると、次のページを読む手がかりになります。

会社案内の下書きに入る前に、次の順で集めると整理しやすくなります。

• 名称など、正式な表記が決まっている情報
• 現在の所在地と、掲載する事業内容
• 各項目を確認できる社内の担当者

基本情報がそろったら、次はその会社をどう説明するかを考えます。特徴を表す言葉だけを足すのではなく、何をしている会社なのかという事実につなげると、読み手が理解しやすくなります。

SECTION 03

会社の特徴を、抽象的な言葉だけで終わらせないには？

会社案内に「丁寧」「柔軟」と書いても、その言葉だけでは読者が具体的な姿を思い浮かべにくいものです。理念や強みとして伝えたいことがあるなら、どのような相手に、どのような取り組みを通じて表れているのかを社内で確かめます。説明できる事柄と印象を表す言葉を分けることが、無理のない紹介文への近道です。

強みを表す言葉に、説明できる行動を添える

まず社内でよく使う特徴の言葉を挙げ、それぞれについて「誰に対して」「何をしているか」を尋ねてみてください。答えが人によって違う場合は、その言葉をそのまま掲載する前に、共通して説明できる範囲を探します。反対に、具体的な取り組みが確認できれば、抽象的な評価を重ねなくても、読者は会社の姿勢を捉えやすくなります。

比較表現や実績は、確かめられる範囲にとどめる

実績の数や他社より優れているという表現を入れたいときは、対象、集計範囲、現在掲載してよい内容を先に確認します。数字が手元にないなら、印象から件数を補うのではなく、確認済みの取り組みや対象を説明します。比較の基準が示せない場合も、優位性を言い切るより、自社が行っていることを具体的に書くほうが読者の判断材料になります。

会社全体の説明がまとまったら、個別のサービスに話を移します。会社の姿勢を各サービスで繰り返すより、読者が自分に合うか判断するために必要な対象や提供内容を、サービスごとに整理します。

SECTION 04

サービス原稿は、どの項目をそろえれば比較しやすいか？

サービス原稿は、名称だけを並べても、読者には違いが伝わりません。それぞれについて、誰を対象とし、何を提供し、利用までにどのような確認や手続きが必要かを、同じ観点で整理します。内容が似ているサービスでも対象や条件が異なることがあるため、会社内で使う呼び方だけで区別せず、読者が比べられる説明にします。

対象と提供内容を一つずつ対応させる

担当者はサービスごとに、想定する利用者、提供する内容、含まれない可能性がある内容を書き分けてください。対象が広く見える表現でも、実際には条件があるなら、その条件を確認してから掲載します。社内で説明が割れる部分は、読みやすい文に整える前に、実際の提供範囲を確かめる必要があります。

利用までの流れと条件を並べて比べる

相談から利用までの流れを書く場合は、実際に必要な確認事項を担当者に尋ね、確定している順序だけを記します。読者が事前に用意する情報や、利用の可否に関わる条件があるなら、提供内容とは別に示すと見落としにくくなります。まだ決まっていない手順を一般的な流れとして補うと、案内と実際の対応が食い違うおそれがあります。

各サービスについて、次の項目を同じ順で確認します。

• どのような人や相談を対象にするか
• 何を提供し、どこまでが範囲に入るか
• 利用前に必要な確認と、適用される条件

項目をそろえると、書ける内容だけでなく、条件が未確定の箇所も見えてきます。次は料金や期間、成果に関わる説明を分け、確かめられない約束を原稿に混ぜないようにします。

SECTION 05

料金や成果をまだ確定できないとき、何を書くか？

サービスの内容を整理しても、料金や完了までの期間をその場で確定できないことがあります。その場合、空欄をもっともらしい数字で埋めるのではなく、すでに決まっている条件と、相談内容に応じて確かめる事項を分けます。読者には何を判断できて、何は問い合わせてから分かるのかが伝わる状態を目指します。

確定した条件と個別に聞く事項を分ける

例えば金額を示すには、何が含まれるかや、条件によって変わる部分を確認する必要があります。期間についても、開始点と終了点がそろっていなければ、ひとつの日数として書けません。社内で決まっていないなら、その場で数値を作らず、相談時に対象、希望する内容、必要な時期など何を確かめるか整理しておきます。

成果を伝えるときも、実施する取り組み、観測する指標、実際に得られた結果を混同しないことが大切です。ある取り組みを行う予定であることから、特定の結果が得られるとは言えません。掲載したい実績がある場合は、対象や測定した時期、数値を確認してから扱い、確認できない結果は原稿に加えないでください。

条件を分けておくと、説明を読んでもなお読者が迷いそうな点が見つかります。そうした疑問のうち、社内で回答を確定できるものが、よくある質問の候補になります。

SECTION 06

よくある質問は、どの疑問から選ぶか？

よくある質問には、担当者が伝えたい情報を質問の形に直して並べるより、読者が問い合わせ前に判断を止めそうな疑問を選びます。例えば対象に当てはまるか、利用前に何を伝える必要があるかなど、サービス説明を読んだ後に残る問いを探します。同じ内容を本文から繰り返すだけなら、質問として独立させる必要があるか見直します。

回答できる問いから選び、未確定の条件は残さない

候補を集めるときは、社内で実際によく聞かれることや、説明を読んだ人が次に知りたくなることを挙げます。そのうえで、回答する担当者と現在の条件を照らし合わせ、同じ答えを掲載できるか確認してください。質問自体は適切でも答えがまだ決まらない場合は、推測で回答せず、何を確認すれば答えられるかを整理します。

質問の候補は、次の観点で見直します。

• 回答を読むと、相談するかどうかの判断が進むか
• サービス本文だけでは分からない点を扱っているか
• 回答に必要な条件を社内で確認できているか

回答文では、最初に質問への答えを述べ、その答えが変わる条件があれば続けて示します。「場合によります」だけで終えると、読者は何を伝えればよいか分かりません。個別確認が必要なら、対象となるサービスや希望する内容など、相談時に伝えてほしい情報を具体的に示すと、次の行動を選びやすくなります。

会社案内とサービス、よくある質問には、継続して参照される説明を置きます。時期によって内容が変わる告知はこれらの説明に混ぜず、次にお知らせとして扱う情報かどうかを分けて考えます。

SECTION 07

お知らせに載せる情報と、常設ページを直す情報はどう分けるか？

日付で役目を終える情報か、読み続けられる情報か

催しの日程や休業期間など、いつの案内かが重要な情報は、お知らせとして日付を付けて伝えると整理しやすくなります。一方、会社が何をしているか、サービスをどのような条件で提供するかは、初めて訪れた人が後からも参照する情報です。告知を書き始める前に、その内容が一時的な知らせなのか、会社案内やサービスページの説明にも関わるのかを分けてください。

たとえば、受付期間を知らせる文章と、通常の申込方法を説明する文章では、読者が知りたい時点が異なります。お知らせだけに通常の条件を書いてしまうと、期間が過ぎた後にサービスページを読んだ人には変更が伝わりません。反対に、一度限りの予定を常設ページの中心に置くと、終了後も古い案内が残りやすくなります。

社内で情報を集めるときは、日付のある告知と、継続して使う説明を別々に控えておくと、どのページを直す必要があるか判断できます。更新を頼む際には、変更前後の文言だけでなく、いつから新しい条件になるかも担当者に確かめておきましょう。

SECTION 08

実績や件数の数字は、何を確認してから載せるか？

件数の前に、数え方と対象期間をそろえる

「実績が何件あるか」と聞かれても、部署ごとに数え方が違えば、同じ数字として扱えません。掲載を検討する数字については、何を一件と数えたか、どの期間を対象にしたか、どの部署が集計したかを先に確認します。累計と特定期間の件数も混ぜず、読み手が数字の範囲を理解できる表現にしてください。

数字の一覧を受け取ったら、担当部門に集計対象と除外したものを尋ね、元の記録と照らせるかを確かめます。そのうえで確認日を残しておくと、掲載まで時間が空いた場合にも、いつの情報として再確認すべきか判断できます。数字を更新する担当が決まっていないなら、公開後に誰へ確認するかも先に決めておくとよいでしょう。

原稿には大きな数字を置くことより、その数字が何を表すかを正確に伝えることが大切です。たとえば対象期間を添えられない場合は、古い集計が現在の状況を示すように読まれないか検討してください。担当者から回答を得たら、数字そのもの、対象、期間、確認日を一組にして管理し、掲載直前に変更がないか見直します。

SECTION 09

写真は、何が写っているか以外に何を確認するか？

写真が示す内容と、掲載してよい範囲を分けて考える

写真を候補にするときは、まず何が写っていて、どのページの説明を助けるのかを確認します。会社の様子を伝える写真なのか、サービスの対象や作業風景を示す写真なのかによって、添える説明文も変わります。見た目がよいという理由だけで選ばず、本文と写真が同じ内容を伝えているかを見比べてください。

次に、その写真を現在の説明に使えるかを確認します。撮影時と設備や提供内容が異なる場合、写真だけが以前の状態を示してしまうことがあります。撮影対象、撮影時期、現状との違いを担当者に尋ね、説明文で補える違いか、別の写真を選ぶべきか判断します。

候補を制作会社に渡す際は、写真ごとに写っている対象、掲載可否の確認状況、説明文に入れたい名称や場面を添えると、本文との組み合わせを検討しやすくなります。許可や現状との一致を確認できていない写真は、使用決定済みとして渡さず、未確認であることを明示してください。

SECTION 10

問い合わせ先は、公開前に誰が何を確認するか？

公開する窓口と、受け取った後の担当を決める

問い合わせ先の原稿では、読者をどの窓口へ案内するかだけでなく、その窓口で何を受け付けるのかを社内で確かめます。サービスについての質問と取引に関する相談などで担当が異なるなら、最初に受け取る部署から担当部署へどう引き継ぐかも確認してください。案内文だけを先に作ると、実際の受付方法と食い違うおそれがあります。

公開前には、窓口を管理する担当者に、案内する受付方法と表記を見てもらいます。担当者の異動や運用の変更があっても対応できる表現か、対応できない内容まで受け付けるように読めないかを確かめてください。読者が問い合わせ後の流れを誤解しそうなら、社内で確認できた範囲だけを簡潔に書きます。

確認時には、どの部署が窓口の記載内容を承認するかと、公開後に変更が生じた場合に誰が知らせるかを決めておくとよいでしょう。写真や数字とは別に、連絡先は読者が実際に行動するための情報です。掲載直前にも、承認された表記と原稿が一致しているか見直します。

SECTION 11

下書きが完成していなくても、制作会社には何を渡せるか？

書けた文章より、確定した情報と残る疑問を渡す

下書きが途中でも、会社案内に使う基本情報、サービスの説明に必要な資料、よくある質問の候補は分けて渡せます。それぞれについて、社内で確定した内容と、担当者への確認が残る内容を区別してください。数字、写真、連絡先も、掲載できると判断したものと確認待ちのものを混ぜないことが大切です。

相談前に、次の点を整理しておくと希望を伝えやすくなります。

• 社内で内容を確認済みの資料と、確認した担当者
• 数字の集計方法、写真の掲載可否、連絡先など未確認の項目
• 文章の新規作成、手元の文章の整理、修正のうち相談したい作業

CREVIAの「次世代型ホームページ制作」では、制作と公開後の運用範囲が案内されています。ただし、その案内だけでは、依頼者の会社案内・サービス・よくある質問の原稿をどこまで執筆または編集するか、原稿作成や写真撮影、修正作業の料金と契約上の範囲までは判断できません。希望する作業を具体的に伝え、個別に確認してください。

CREVIAの「お問い合わせ」では、相談と見積もりの受付内容が案内されています。希望する作業への対応可否や条件はその場で確かめる必要があります。手元の資料と、社内で誰に何を確認できるかを整理して伝えましょう。

SUMMARY

確認する5つの項目

1. 01

   原稿を書く前に、誰のどんな判断を助けるか？

2. 02

   会社案内には、どの事実から書くか？

3. 03

   会社の特徴を、抽象的な言葉だけで終わらせないには？

4. 04

   サービス原稿は、どの項目をそろえれば比較しやすいか？

5. 05

   料金や成果をまだ確定できないとき、何を書くか？

FAQ

よくある質問